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华中农业大学现代教育技术中心文件管理工作程序
时间:2011-10-24

20111021日办公会议讨论通过)

第一章  总  

 第一条 为规范现代教育技术中心(以下简称“中心”)文件管理工作,依据学校相关工作规范制定本工作程序。

第二条 中心文件管理工作由中心办公室具体负责。

第三条 文件管理工作内容包括学校党委、行政及相关部门下发的各类文件和资料的登记、发放、督办、借阅、保管和清退销毁;中心向相关部门呈送及内部发放各类文件的管理等工作。

第二章   

第四条 收到文件后,首先进行登记前检查。

第五条 各种文件、资料要按来文单位和文号分别登记、填好收文日期和文件编号。如收到会议通知当即拆封,及时处理。

第三章   

第六条 发放文件要逐项对文号、份数和编号进行登记。

第七条 领取文件要当面按号点清,并办理签收手续。

第四章   

第八条  送阅范围:严格按照文件规定的阅文范围进行传阅。

第九条  送阅时,应填写一份《阅文登记表》放在阅文夹的第一页,并随时掌握夹中文件流向。

第十条 按照有关规定,秘密文件不得随意复印。如确因工作需要,经发文单位同意后,才能复印,复印件应按原件管理办法进行管理。

第五章   

第十一条 阅批后的文件,根据中心领导批示及时转给相关人员阅示或送有关人员承办。

第六章   

第十二条 对于传阅的文件,一般性文件两日内阅完,急件当日阅完不得滞留,尽量缩短文件周转期。

第七章   

第十三条 对需承办事项,要负责登记和督办,及时催办,按期办理。

第八章   

第十四条 传阅完毕和阅办后退回的文件按来文单位和文号次序及时存放在规定的文件盒内,做好平时立卷工作,妥善保存,以便查阅和归档。

第十五条 年终根据工作的需要将一年的文件收齐、整理,按发文单位和文号抄写卷内目录、编写页号完成立卷工作。

第九章   

第十六条 建立借阅文件登记本。

第十七条 借出文件时,要写明借阅时间、文件名称、文号、文件顺序编号及份数,借用人签名后方可取走文件,并应按时归还。

第十八条 文件归还时,经核对无误后,立即注销。

第十九条 所借文件逾期未归还的,要及时催还。

第十章 文件清退

第二十条 根据学校下发的《文件清退表》,对相关文件、资料进行清退。

第二十一条 根据下发的各种文件、资料、刊物的性质,按照文件管理有关规定,及时收回。

第二十二条 留存文件列表登记后,送档案室存档。