第一章 总则

第一条 为规范信息技术中心（以下简称“中心”）文件与档案管理工作，依据学校相关工作规范制定本工作程序。

第二条 中心文件与档案管理工作由中心办公室具体负责。

第三条 文件管理工作内容包括学校党委、行政及相关部门下发的各类文件和资料的登记、发放、督办、借阅、保管和清退销毁；中心向相关岗位负责人呈送及内部发放各类文件的管理等工作。

档案管理工作是指对中心自成立以来，在业务管理工作和活动中形成的，对中心相关工作具有利用价值的文件、报告、函件、表格、纪要、合同、声像、实物等不同载体形式的文件材料归档保管及销毁工作。

第二章 收文

第四条 收到文件后，首先进行登记前检查。

第五条 各种文件、资料要按来文单位和文号分别登记、填好收文日期和文件编号，并按照类别存放。如收到会议通知当即拆封，及时处理。

第三章 发文

第六条 发放文件要逐项对文号、份数和编号进行登记存档。

第七条 根据阅文范围发放文件时，应按文件要求数量发放，阅文人办理签收手续。

第四章 送阅

第八条 送阅范围：严格按照文件规定的阅文范围进行传阅。

第九条 送阅时，应填写《信息技术中心文件处理单》放在阅文夹首页，并随时掌握夹中文件流向。

第十条 按照保密规定要求，密级文件不得随意复制或影印。如确因工作需要，经发文单位同意，并报中心领导后，方能复制，复印件应按原件管理办法进行管理。

第五章 承办

第十一条 阅批后的文件，根据中心领导批示及时转给相关人员阅示或送有关人员承办，承办后原件退回中心办公室存档。

第六章 传阅

第十二条 传阅文件，一般性文件两日内阅完，急件当日阅完不得滞留，尽量缩短文件周转期，最后阅件人，退回中心办公室存档。

第七章 督办

第十三条 对需承办工作事项，要及时催办责任人，并及时将进展情况报中心主要领导，按期办理。

第八章 归档

第十四条 传阅完毕和阅办后退回的文件按来文单位和文号次序及时存放在规定的文件盒内，做好平时归档工作，妥善保存，以便查阅和保存。

第十五条 年终根据工作的需要将当年不同种类文件收齐、整理。文书档案按发文单位和文号抄写卷内目录、编写页号完成立卷工作；项目档案按照时间顺序将立项文件、招标文件、验收文档编写目录号及页号；合同档案按照年度及种类编写目录号及页号；声像类、实物类档案画面要求清晰完整，符合归档规范和标准，并注明拍摄内容、时间、地点等信息。

第十六条 所有文书、项目、合同档案、实物类档案存于中心办公室，由中心办公室统一整理立卷、编目存档。声像类档案统一由教学服务部整理立卷存档。

第九章 借阅

第十七条 建立借阅档案登记本。

第十八条 借出文件及档案时，要写明借阅时间、文件名称、文号、文件顺序编号及份数，借用人签名后方可取走文件，并应按时归还。

第十九条 文件及档案归还时，经核对无误后，立即注销。

第二十条 所借文件及档案逾期未归还的，要及时催还。

第十章 档案、文件资料销毁

第二十一条 根据下发的各种文件、资料、刊物的性质，按照文件管理有关规定，及时收回。

第二十二条 根据国家及学校的相关档案管理规定，经中心主要领导批准，需销毁的文件资料，由中心办公室统一组织销毁。