高效快节奏的社会运行对通信有着更高的要求，远程办公或教学在移动端已经逐渐普及。除了技术因素外，使用习惯的培养、软件的选择和可信度度提高和严肃性建立对视频网上交流的推广也十分重要。

由于疫情的影响，全社会开始探索更深入广泛的视频应用。视频会议和网上课程在高校办公、教学、科研中的应用潜力大，但需要使用者首先具有一定的共同准则和基本理解。本工作指南旨在进行一定的分析和介绍，从而助力教职工开展工作。

本方案适用于视频会议、网上教学等交流活动，仅供参考。

一、活动组织者

活动的组织需要在活动开始前充分完成相关流程，保障活动的完整与顺利，提高网上交流的质量。活动组织者主要提供技术支持，辅助工作。

（一）前期准备

1.根据需要选择形式

（1）如果以少数人讲述为主，活动中需要关闭非发言人的声音，保证秩序。

（2）如果以讨论商议为主，要注意控制人数，对发言顺序进行合理安排。

2.材料准备与“房间”预定

（1）活动中所需要的电子版材料和议程大纲应提前准备妥当，并根据需要上传共享。

（2）提前建立活动“房间”，确定房间号码和预设置。

2.活动通知

（1）确定参与人员，搜集并下发相关材料，便于参与人员提前预览并学习。

（2）通知参与人员，活动的时间，使用的软件，房间号等信息。

（3）活动开始前应再次提前通知，提醒参与人员做好相应准备。

3.软件使用指导

（1）根据实际需求选择软件，Zoom，腾讯会议和钉钉各有特点，详见后文。

（2）组织者提前通知网上交流活动所使用的软件，并提供简要的使用指导和说明，提供下载地址。

（3）对软件登录进行指导，主流方式为注册登录和手机号登录，注册登录一般拥有更多功能。

（4）提供软件文字、音频和视频交流的使用指导，保证活动中参会者熟悉核心功能。

（5）对需要播放，屏幕共享或白板功能的人员，提供指导。

4.设备调试

（1）准备手机和一台具有视频功能的电脑，分别进行软件安装。

（2）测试网络延时和影音清晰度。延时超过两秒或清晰度低，会对交流质量产生负面影响。

（3）试播PPT，音频视频资料。

5.软件连接

（1）提前10分钟进入房间，等待参与人员进入，参与人员遇到问题时，帮助解决。

（2）确认交流活动参与人员出席情况，联系尚未出席人员。

（3）在全员到齐后，进行最后的音视频测试确认。

6.声音确认

声音信号需要确保稳定、清晰、连贯、低延时、无杂音。

（1）两台设备在近距离同时登录，容易发生噪音。

（2）有的软件支持主动降噪，组织者可以指导全员打开降噪。

（3）可以根据需要进行部分或全员静音，之后根据需要开启。

（4）每一位发言人开始发言前，应首先确认其他人是否能听清自己说话。

（5）参与交流者尽量在独立的室内环境进行。

7.视频确认

视频信号对信息的传达影响较少，主要时出于正式或者尊重等因素的考虑，需要尽量保证。

（1）如果视频开启后，影响到语音交流，可以考虑关闭视频保证语音质量

（2）有的软件支持背景虚化或其他视频处理功能，可以根据需要指导参与人员开启。

8.屏幕分享确认

试播PPT和白板演示，确认参与人员接收正常。

（二）活动过程

1.发言方式

交流活动过程中，根据活动的实际类型，决定发言是顺序发言、申请发言、还是自由发言。应提醒发言人打开视频音频，并指导其打开共享屏幕等辅助工具。

2.记录

根据需要进行记录，包括视频音频录制，会议纪要，详细笔记等。有的软件自带录制功能，如果所选用软件不支持录制，也可以选择其他软件辅助录制

3.服务

维持交流活动的秩序，提醒发言完毕的人关闭声音。

（三）结束

所有参与人员离开房间后再结束软件。

二、主持人

活动主持人需要对交流活动的流程和内容进行把控，保证交流活动的各个环节的实施和衔接，主持人是交流活动的核心人员。

（一）前期

主持人在交流活动前应充分了解并掌握与活动内容相关的事宜，了解发言人各自的发言内容，熟悉每位发言者。主持人应保证视频音频的质量，整洁着装，保证所处环境安静、明亮、整洁。提前准备，减少视频交流中的移动。

（二）活动中

1.注意发言的情况，做好衔接，必要时提供反馈，减少发言人对着话筒不停讲话产生心里上的不适。

2.把控交流活动议程，确保交流活动事先确认的流程按照预期进行。不同阶段进项简要的总结和开场，并进行适当的记录。

3.对于所有交流活动，需要注意时间的把控，应尽量按时开始，按时结束。对于长时间的情况，应适当安排中场休息。

三、参与人员

（一）准备工作

1.软件安装与测试

（1）按照活动组织者要求安装相应软件，并注册账号；

（2）软件一般支持多种不同设备，有的支持同时登录。应注意，不要同时用两个设备近距离登录软件参与，容易相互干扰产生噪声。

（3）获取交流活动相关资料并提前浏览，了解活动的议程。

（4）进行软件测试，熟悉文字、语音、视频和屏幕共享功能。

2.环境准备

（1）如果需要出镜，着装应整洁，环境应明亮，可以考虑使用软件背景虚化。

（2）提前测试网络和电力情况。

（3）条件允许的情况下，可调整摄像头，使之水平拍摄，拍摄距离一般在30-40厘米比较合适。

（5）进入活动房间后，及时调整软件，暂时关闭语音功能。

（二）活动过程

1.个人发言

（1）在发言之前，检查语音和视频功能是否打开。

（2）根据交流活动类型，使用恰当的语速和语调。

（3）如需投屏，请事先进行测试。

2.他人发言

（1）顺序发言时，他人发言时应关闭语音。自由讨论时，尽可能不要打断他人，由于网络延时的存在，打断可能带来发言混乱。

（2）做好相应记录，可以采用文字方式与发言人或者主持人交流

（3）在他人出现卡顿时，首先确认是否为自己接收卡顿，之后报告给主持人或者发言人。

四、信息安全

1.Deepfake为代表的技术现在已经可以对视频进行比较高水平的换脸技术。通过几张照片，就能将目标人物的脸替换到视频中的人物身上。后续技术发展应用于实时视频来假冒原参与人员的危险是存在的，重要网络视频活动的身份确认需要有所注意。

2.我们应当警惕不可靠软件和不安全的系统。操作系统漏洞和使用不当，极易让电脑被攻击并发生信息泄露。使用不可靠软件，基本就是把信息公开。

3.有保密需要的交流活动，不应使用网上视频方式进行。任何保密材料应妥善保管，警惕外泄。

4.国家法律法规和上级部门规定所要求不许或不宜在网上交流的内容，禁止上网交流。

五、用于教学

1.举例的软件同样适用于视频教学，优点是专业会议软件的流畅度和清晰度往往高于普通通信软件。

2.教学场景对参与人可见性的需求不高，教学场景下屏幕共享和白板的需求更为迫切。

3.有的软件支持通讯录功能，方便课程为单位的人员组织。

4.大型公共课可能需要软件支持超过100人共同参与。

六、软件比较

（一）使用要点

会议软件、直播软件、上课软件和聊天软件，在使用逻辑上没有本质区别，只是针对的侧重点有所不同。针对网上交流软件的使用有如下要点：

1.现在流行的软件使用都很方便，半个小时以内的学习就可以轻松掌握。

2.建议下载客户端并注册使用，会有更好的使用体验或更多的功能。

4.全员讨论的网络交流活动人数不宜太多，超过20人，交流效率不易把控，可以考虑分组。

5.请选择适合当前网络状况的软件，4G，5G网络在信号强度满足时，能提供更好的通信质量。

（二）软件比较

1.Zoom

专业网络通信软件，功能齐全，使用方便，界面友好，是现阶段最优质选择。

2.腾讯会议。

与Zoom非常类似，优势是简洁轻量化，劣势是功能较少。

3.钉钉

阿里巴巴提供完整的线上，移动端办公解决方案。提供除了会议功能外的邮件，信息，已读反馈，远程签到，等丰富的功能。中小企业应用广泛。提供录制功能。可以作为未来移动办公的参考方案。作为现阶段应急方案不推荐。

功能分析

不同软件的核心功能大同小异，均支持以下功能：

操作系统支持（Win，MAC，IOS，Android），疫情期间免费使用，静音控制，屏幕共享，高清视频，视频录制，密码，文字交流，预约，文件共享，疫情期间免费使用。

不同点列于下表，方便选择

名称	免费版人数	核心功能	文件共享	注册	降噪与背景虚拟	白板支持	通讯录	特色功能
腾讯会议	300	良好	文件共享、内置表格和文本处理器	手机 微信	支持	否	无	联席主持人
Zoom	100	优秀	无	手机，微信 支付宝 facebook	支持	是	有	安全驾驶模式 举手、问答iPhone/iPad投屏
钉钉	300	良好	文件保存、整理 支持文档、纪要	手机	不支持	否	有	消息已读未读 组织架构管理 参会统计

从上表可以看出，钉钉是一套全面办公软件，Zoom的功能最完善，腾讯会议简单易用。

 

华中农业大学

2020年3月18日